Стремясь улучшить сервис клиента, а, кроме того, уйти от обвинений в неофициальных операциях, многие компании-поставщики, осуществляющие продажи «с борта», выдают своим торговым представителям кассовые аппараты (ККМ). Конечно, торгпред не пробивает чек для каждого покупателя, но если тот просит, то немедленно выдает. В принципе это выгодно как магазинам, так и самим полевым сотрудникам. Ведь белую накладную можно подвезти и при следующем визите, а вот чек часто необходим как можно быстрее. Вот и ломает торговый представитель рабочий день, развозя полученные в офисе чеки по вчерашнему маршруту.
Итак, использование кассовых аппаратов – это требование времени. Поэтому давай проговорим некоторые правила их использования.
1. В начале рабочего дня ты должен проверить исправность кассы, заправить чековую и контрольную ленты, установить текущую дату, перевести нумератор на нули;
2. На кассовом аппарате имеется режим «касса», в котором ты и будешь формировать чеки.
3. Стандартный чек показывает: наименование организации-продавца, ее ИНН, заводской номер кассового аппарата, порядковый номер чека, дату, время и стоимость покупки, признак фискального режима.
4. Если требуется проверить правильность работы кассы, ты можешь пробить нулевой чек.
5. Если ты захочешь в течение дня проверить соответствие между поступлением денег и пробитыми на них чеками, то следует пробить X-отчет. X-отчет не обнуляет информацию в кассе.
6. В конце рабочего дня, после тщательной проверки соответствия полученных денег и пробитыми чеками, формируется Z-отчет, который отражает показания контрольных регистров на начало и конец рабочего дня, сумму дневной выручки, общую сумму денег и чеков, возвращенных покупателям, и аннулированные чеки.
7. Если ты ошибся и пробил чек на большую, чем надо сумму, то можно сделать возвратный чек. Но при сдаче выручки и отчетов необходимо заполнить акт о возврате по установленной форме.
8. На каждую кассовую машину заводится журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4. Записи в журнале кассира-операциониста производятся ежедневно в хронологическом порядке без помарок. После снятия Z-отчета, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста о показаниях денежных счетчиков на начало и конец смены и о величине выручки.